INDICAZIONI PER IL RILASCIO DI DOCUMENTAZIONE SANITARIA

Come fare la richiesta
La richiesta redatta in forma scritta tramite apposito modulo (disponibile sul sito web o presso gli uffici della APSP) deve essere consegnata presso la Segreteria
• A mano;
• Via email o PEC, allegando copia del documento di identità e la documentazione che attesta il diritto di accesso (es. delega, nomina a tutore, certificato di morte ed eredità).

Documentazione sanitaria accessibile
• Cartella clinica
• Schede infermieristiche
• Referti medici
• Piani di assistenza individualizzati (PAI)
• Diario clinico/assistenziale
• Relazioni sanitarie

Chi può fare la richiesta
Possono richiedere copia o consultazione della documentazione sanitaria:
• L’utente interessato;
• Il tutore o amministratore di sostegno legalmente nominato;
• Un familiare o terzo munito di delega scritta e copia del documento di identità dell’interessato;
• Nell’ipotesi di decesso dell’intestatario, sono legittimati a proporre istanza di accesso, ciascuno per proprio conto, gli eredi legittimi (il coniuge, i figli legittimi, i figli naturali, il convivente unito civilmente e, in mancanza dei predetti, gli ascendenti legittimi e i collaterali se concorrono come legittimari) nonché gli eredi testamentari che provino la loro posizione mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’art. 47 del DPR n. 445/2000, corredata dalla presentazione di proprio valido documento di identità o di riconoscimento originale. Quando tra le persone sopra indicate c’è dissenso, la decisione viene presa dal giudice tutelare competente. Al di fuori del caso di cui al punto  precedente, è riconosciuto il diritto di accesso al parente del defunto interessato a scopo di tutela della
salute dell’estinto.

Casi particolari
Le istruzioni relative a richieste di presa visione e di rilascio copia da parte di soggetti diversi dall’interessato, vengono di seguito riportate:
a) Interdizione per infermità
Se l’interessato è interdetto per infermità di mente, la documentazione sanitaria viene richiesta dal tutore, cui può essere rilasciata previa esibizione del decreto del giudice tutelare o autocertificazione del relativo status.
b) Incapacità temporanea di intendere e di volere 
Se l’interessato, normalmente capace, diventa incapace di intendere e di volere per una causa transitoria, legittimato alla richiesta ed al ritiro di copia è la persona che l’assiste (medico curante).
Il coniuge separato o in corso di separazione, il divorziato o chi ha ottenuto l’annullamento non ha diritto ad ottenere copia della documentazione sanitaria.
c) Inabilitazione
Se l’interessato è inabilitato può provvedere direttamente a richiedere copia della propria documentazione, ovvero la richiesta può essere effettuata dal curatore e il rilascio può avvenire previa esibizione del decreto del giudice tutelare o autocertificazione del relativo status.
d) Impossibilità a provvedere ai propri interessi
Se l’interessato si trova nell’impossibilità, anche parziale o temporanea, di provvedere ai propri interessi, può provvedere direttamente a richiedere copia della propria documentazione, ovvero la richiesta può essere effettuata dall’amministratore di sostegno e il rilascio può avvenire previa esibizione del decreto del giudice tutelare o
autocertificazione del relativo status.

Altri soggetti legittimati
1. Possono esercitare il diritto di accesso alla documentazione sanitaria i seguenti altri soggetti, senza aggravio di spese:
a) il medico curante o le strutture sanitarie di altre amministrazioni pubbliche o private, esclusivamente per finalità diagnostico-terapeutiche, attestando di avere in cura l’interessato, previo nulla osta dello stesso anche annotato dal sanitario verbalizzante.
b) l’Autorità Giudiziaria, in via autonoma o attraverso attività delegata alla Polizia Giudiziaria;
c) la Polizia Giudiziaria, quando, ai sensi dell’art. 55 del Codice di procedura penale, “deve,di propria iniziativa, prendere notizia dei reati, impedire che vengano portati a conseguenze ulteriori, ricercarne gli autori, compiere gli atti necessari per assicurare le fonti di prova e raccogliere quant’altro possa servire per l’applicazione della legge penale”;
d) i periti e i consulenti tecnici nominati dall’Autorità Giudiziaria, previa esibizione del mandato loro conferito;
e) l’Istituto Nazionale di Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro (INAIL) per le finalità consentite dalla legge.

Modalità e procedura di rilascio
La richiesta può essere presentata previo accertamento che il richiedente sia un "avente diritto":
• In forma scritta, tramite apposito modulo (disponibile presso la sede dell’APSP o sul sito web);
• A mano, presso la segreteria;
• Via email o PEC, allegando copia del documento di identità e la documentazione che attesta il diritto di accesso (es. delega, nomina a tutore, certificato di morte ed eredità).
La documentazione sarà resa disponibile entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta completa, ai sensi dell’art. 15 del GDPR.
Si precisa che la prima copia viene rilasciata a titolo gratuito (con eventuale addebito del costo di spedizione), mentre le copie successive alla prima sono a pagamento.
Il rilascio della documentazione sanitaria richiesta può essere effettuata direttamente al soggetto legittimato ad ottenerla, che esibisca un valido documento di identità o di riconoscimento in originale.
La consegna della documentazione, da eseguire sempre in busta chiusa, può essere effettuata direttamente nelle mani dell’interessato o di persona da questi delegato ovvero, se espressamente richiesto, a mezzo del servizio di posta elettronica con le seguenti modalità:
Azienda Pubblica di Servizi alla Persona
• il documento sarà inviato in forma di allegato al messaggio e-mail e non come testo compreso all’interno del messaggio;
• il file contenente il documento sarà protetto da una password, idonea ad impedire l’illecita o fortuita acquisizione delle informazioni trasmesse da parte di soggetti diversi dall’avente diritto;
• la password per l’apertura del file non sarà consegnata via e-mail. Il messaggio di posta elettronica servirà ad illustrare le istruzioni per l’apertura del file.

Tutela della privacy
Tutti i dati e le informazioni contenuti nella documentazione saranno trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Riferimenti normativi
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018
• Linee guida Garante Privacy su dati sanitari